Organizarea emailului, partea a doua

După ce v-am spus cum vă puteţi organiza mai bine folosind un singur cont de email, astăzi vorbim despre cum ne organizăm mailurile din acea căsuţă.

Pregătirea

Primul lucru pe care îl fac e să şterg spamul. Sunt abonat la tot felul de newslettere, care îmi trimit în majoritate mesaje neinteresante. Nu sunt de şters, pentru că din când în cand, la 10 mailuri, unul e interesant.

Cu ştergerea lor, am rezolvat problema cea mai mică. Numărul emailurilor de citit s-a redus la jumătate.

Operaţia în sine

Avem apoi două tipuri de email: cele importante şi cele inutile. Eu încep cu cele inutile. Le citesc repede, dau un răspuns sumar dacă este cazul şi le-am băgat în arhivă sau le-am şters. Important e să nu le mai văd.

Dacă în procesul de sortare a mailurilor dau de un email important, îl marchez ca necitit. După ce am terminat de citit emailurile neimportante, rămân de obicei cu 10% emailuri care necesită atenţia mea sporită. Pe ele le iau pe rând, dar nu răspund la toate azi. Le prioritizez. Azi îi răspund lui Gigel, pentru că e important ce vrea el, mâine lui Ionel, pentru că nu am chef de el acum. Şi aşa mai departe.

Arhivarea

Gmail are o funcţie minunată care se numeşte "archive". Arhivarea emailurilor presupune trecerea lor în alt folder, în felul ăsta, în ecranul principal când intru în căsuţa de mail văd doar puţine mailuri. Nu am o listă lungă cu ceea ce am citit ieri şi alalteieri. Astfel, pot sorta mai bine emailurile venite azi.

Finalul

Nu îmi plac oamenii dezordonaţi. Cei care le ţin pe toate alandala, nu ştiu la care au răspuns şi la care nu, care au mailuri necitite de 3 săptămâni, pentru că "nu au timp", care sunt abonaţi la 350 de newslettere pe care nu le citesc niciodată, dar dă bine să spună că sunt abonaţi. Oameni care au bifat să primească zilnic zeci de oferte de la BestJobs sau eJobs şi apoi se plâng că le trimit spam.