Fii un ninja în folosirea emailului

Toţi folosim emailul în fiecare zi. Sub diferite forme şi pentru diferite necesităţi, zilnic trimitem @-uri către cunoscuţi, rude sau parteneri de muncă/afaceri.

Ce diferenţiază un utilizator simplu de email faţă de un power user?
Bineînţeles, cantitatea de emailuri trimisă şi timpul petrecut în faţa unui email.
Dacă trimiţi între 30 şi 100 de emailuri zilnic şi petreci în faţa calculatorului minim 2 minute pentru un email, înseamnă că stai între 90 şi 300 de minute. Situaţia este şi mai dramatică dacă aloci un singur minut în plus fiecărui email, ajungând la aproape 500 de minute petrecute în faţa calculatorului, trimiţând emailuri.

Ce ar trebui de făcut pentru a scurta timpul petrecut în faţa emailului?
În mod normal, comunicarea prin email a unui power user trebuie să fie succintă. Nici nu ar putea fi altfel, având în vedere că foloseşte acest canal de comunicare prioritar în relaţiile de serviciu. Gîndește-te la următoarea regulă de aur: cu cît un email e mai scurt, cu atît șansele ca el să fie citit și să își atingă scopul sunt mai mari.

Emailurile ar trebui să fie de 3 forme:

1. care oferă informaţii

Exemplu: Nu voi fi azi la birou

2. Care cer informaţii

Exemplu: Vei fi mâine la birou?

3. Care cer/necesită o acţiune

Exemplu: Am nevoie de raportul X

Ce nu ar trebui să conţină un email?

1. Urgenţe.

Urgenţele nu se transmit prin email. Pentru ele există alte canale de comunicare, mult mai rapide decât emailul, adică telefonul sau în ultimă instanţă, prezenţa fizică.

2. Critici

Criticile nu se transmit prin email. Critica trebuie să fie constructivă, nu distructivă. Trebuie ca în momentul în care critici să poţo oferi şi primi simultan argumente, argumente ce în final trebuie să ducă la rezolvarea unei probleme, iar depersonalizarea oferită de email nu este cea mai eficientă, privită prin această prismă.

3. Lungi discuţii tehnice

Indiferent de natura lor tehnică şi aceste subiecte trebuie dezbătute de preferinţă faţă în faţă sau cel puţin în comunicare directă.

4. Nervi

Dacă te-a enervat sau supărat ceva, nu-ți vărsa nervii printr-un email. Evită și recomandă-le și altora. Friends don’t let friends email upset Revino la emailul respectiv doar după ce te-ai calmat și te vei feri de multe probleme cauzate de astfel de situații.

Ce ar fi ideal să conţină un email?

1. Cereri de întâlniri

Canalul perfect pentru acest tip de cereri. Oferă primitorului timpul necesar pentru a se decide, pentru a decide o perioadă liberă în programul său fără ca timpul de gândire necesar acestei activităţi să devină o povară sau ceva jenant în faţa interlocutorului.

2. Analize ale unor documente – în rezumat în corpul emailului, și în atașamente pe larg (cu modificările subliniate, ideal)
3. Informaţii atemporale
4. Rapoarte despre evoluţia unor lucrări, updateuri legate de acestea (ca la 2)

Ce ar trebui să faci în mod practic pentru a reduce timpul în care stai cu emailul deschis?

În primul rând este necesară voinţă. În timp se dezvoltă automatisme, automatisme ce se elimină mult mai greu decaât s-au instaurat. Iar unul din ele este să deschizi emailul în fiecare minut, să vezi ce a mai venit.
Aşa că fa-ţi un program strict de deschidere a emailului, la intervale prestabilite, pe care sub nici o formă să nu le încalci.

Regula celor cinci minute. Dacă un email îţi ia mai mult de 5 minute pentru a-l scrie, sau cere din partea celuilalt un efort mai mare, înseamnă cel mai probabil că e necesar de fapt să adopţi un alt canal de comunicare, care ţi-ar scurta în mod considerabil timpul. Întotdeauna o discuţie directă este mai scurtă.

Încearcă să foloseşti maximul necesar de informaţie în cel mai mic număr de cuvinte posibil. Nu uita că, dacă tu foloseşti mult timp pentru a scrie un email, acelaşi lucru se va întâmpla la celălalt capăt al firului, unde cineva va petrece mult timp citindu-ţi emailul foarte lung. De aceea, de dragul amândorura, fii eficient în cât mai puţine cuvinte. Și nu uita regula de aur de la început.

Fii clar, specific, la obiect. Spune clar ce acţiune doreşti să se întâmple. Emailul nu este un instrument de socializare, iar respondentul tău nu aşteaptă de la tine trandafiraşi şi pernuţe de catifea, ci idei clare şi concise.

Jos cu emailurile lungi, neclare, fără sens, și mai ales, foarte multe :))